Skicka inte Wordfiler

På förekommen anledning postar jag om en artikel här som jag skrev för många år sedan …

Jag läste en postning[1] av Richard Stallman[2] på NewsForge[3]. Jag tyckte att den var bra och har många poänger. Detta dokument beskriver lite av det han säger i artikeln. Dessutom har jag lagt till mina egna värderingar.

Varför inte Word

Många använder sig idag av Microsofts ordbehandlare Word. Det vanligaste är att de sparar dokument i Word-filformatet när de vill skicka dokument till andra. Detta för med sig många komplikationer för de som vill läsa dokumenten. För det första är Word-filformatet ett hemligt format vilket gör att konkurrenter till Microsoft aldrig till 100% kommer att kunna stödja detta format. Det är ett mycket effektivt sätt att upprätthålla Microsofts monopol på marknaden. Genom att skicka en Word-fil till någon så tvingas mer eller mindre mottagaren att köpa Microsoft Word för att läsa dokumentet. För det andra så har Microsoft satt i system att ändra Word-filformatet från version till version av Microsoft Office. Detta har medfört att användare av olika versioner av Microsoft Word kan ha stora besvärligheter att läsa ett dokument om det är sparat i en annan version av Word. Detta har varit ett effektivt sätt att få användare av Microsoft Word att uppgradera till nyare versioner.

Det borde vara en självklarhet att man ger sig själv och andra fri tillgänglighet till den information man själv skapat och väljer att inte spara sitt dokument i ett hemligt format. Men när man sparar i Word-filformatet så förlorar man denna fria tillgänglighet och istället blir det efter Microsofts godtycke att sätta pris på och sälja produkter som kan ”kryptera” upp den informationen du själv skapat.

En sista sak, som inte är bra för dig, är det binära filformatet. Blir det en skada i filen av någon anledning. Till exempel ett diskfel eller fel vid transport av en fil via internet (t.ex e-post) så är det väldigt svårt att åtgärda skadan. Med textbaserade filformat är det enkelt att se efter i filen var det har blivit fel och åtgärda det för hand.

Jag tror du förstått poängen, så nu till det denna text skulle handla om, Word och e-post.

Varför inte skicka Word-dokument

Man bör inte skicka Word-dokument till andra med e-post eller på andra sätt. Detta av flera skäl.

För det första är det, som skrivet ovan, inte säkert att mottagaren kan läsa dokumentet (även om mottagaren också använder Microsoft Word). Kan mottagaren läsa dokumentet så är det inte säkert att det ser likadant ut där som det gjorde hos dig. Lita därför inte på att ditt Word-dokument ser lika snyggt ut hos de som skall läsa det som det gör hos dig. Anledningarna till detta kan vara många. Till exempel olika skrivarinställningar eller saknade typsnitt (fonter).

Dokumentet kan innehålla virus som är pinsamma att sprida. Om du sprider ett virus till dina vänner och affärsbekanta så blir det jobbigt för dig att erkänna ditt misstag. Att skylla på Microsoft tycker jag inte håller.

En än värre pisamhet är att dokumentet kan innehålla pinsam information som du raderat ur dokumentet och alltså inte ser. Det kan komma fram hos mottagaren om han vet hur man gör eller om det blir något fel på filen eller liknande. Detta har att göra med words propiertära format. Det finns information i wordfilen om hur den sett ut vid olika tillfällen. Föreställ dig att du skall skicka en faktura eller en offert till en kund. Eller varför inte ett brev till en vän. Du utgår från ett likande dokument du redan har sparat. Till exempel en faktura till en annan kund eller ett brev till en annan vän. Du ändrar lite namn och siffror och skickar iväg det nya dokumentet. Det kan bli pinsamt om din kund ser att du ökat på priset mot det som den andra kuden fick eller att din vän ser att brevet ursprungligen är skrivet till någon annan.

Varför inte ta emot Word-dokument

I förra avsnittet behandlades varför man ite skall skicka Word-dokument. I detta avsnitt förklaras varför man inte skall ta emot dem.

Det finns även flera skäl till varför man inte skall ta emot word-dokument. Detta gäller både om man kan läsa dem eller ej.

Du kan få virus som kan ställa till med skada och vara pinsamma för dig. Ett virus fungerar så att det kopierar sig självt till andra filer och andra datorer och användare. Om du får ett virus i ett dokument du fått av någon kommer detta att sprida sig vidare (ett bra antivirus-program hjälper men är inte vattentätt). När det nu sprider sig vidare kommer det ifrån dig. Det är pinsamt. Framför allt om du är verksam inom databranschen som jag själv.

Det finns dessutom flera virus som kan skicka information från din hårddisk till vem som helst.

Ovan nämns att dokumentet kan se olika ut mellan olika versioner av word (till och med mellan två Word av samma version). Detta kan kanske inte skada dig, men du kan få en felaktig bild av den vars dokument du läser. Radbrytningar hamnar på fel ställen. Det valda typsnittet kanske ser helt galet ut. Om du nu tar emot Word-dokument så tänk på att dokumentet förmodligen ser helt annorlunda ut hos författaren innan du skaffar dig en uppfatning om författaren som slarvig (och hoppas att andra ger dig samma chans om du skickar dokument i Word-format).

Ett annat argument är att genom att ta emot Word-dokument är att man aldrig får ett slut på det. Tar ingen emot dem så kommer så småningom ingen att skicka dem …

Hur gör man för att inte skicka Word-dokument

Många kanske nu undrar hur man gör för att inte skicka Word-filer. Hoppas jag i alla fall …

Det enklaste och kanske bästa på sikt är att inte använda Word. Tyvärr har många gjort sig väldigt beroende av detta verktyg. Vill man använda Word så finns det sätt att komma runt lite av problematiken i alla fall.

Man kan göra på flera vis alla går ut på att konvertera Worddokumentet till ett annat format som alla kan läsa och som inte innehåller så mycket information och funktionalitet (som kan missbrukas).

Konvertera till text

Detta är det bästa sättet för mottagaren. Oavsätt e-postklient kan mottagaren läsa dokumentet direkt i sin e-postklient. Det är dock inte användbart om du har bilder i ditt dokument som du vill att mottagaren skall kunna se. Eller om du har avancerade strukturer i ditt dokument som till exempel tabeller.

En annan fördel med detta är att bifogade filer helt undviks. Mottagaren behöver alltså inte fundera över om han eller hon skall öppna den bifogade filen eller ej.

Konvertera till HTML

HTML är det format som websidor (hemsidor) på Internet är skapade i. Formatet kan läsas av alla vanliga web-browsers. Sådana finns på i pricip alla datoer. Det gör att detta format kan läsas av alla. Det är dock inte säker att det ser likadant ut hos mottagaren som hos dig. Det bildas flera filer då du sparar dokumentet som html. Detta på grund av att bilder och annat sparas i separata filer. Glöm inte att bifoga dem med.

Konvertera till RTF

RTF är ett format som de flesta kan läsa. Det är enkelt att konvertera till rtf. Bara att välja ”Spara som” i arkivmenyn i word. Tänk på att dokumentet inte nödvändigtvis ser likadant ut hos mottagaren som det gör hos dig. Det krävs dessutom ofta en ganska kraftig ordbehandlare för att kunna läsa RTF-filer. Något som somliga kanske inte vill ha.

Konvertera till PDF

Vill du att dokumentet du skall skicka skall se likadant ut hos mottagaren som det gör hos dig. Då är pdf förmodligen din vän. Ett pdf-dokument ser likadant ut på alla skärmar och blir likadant oavsett vem som skriver ut det.

Det är inte säkert att det ser likadant ut hos den du skickar ditt dokument till om du skickar i wordformat. Till exempel kan ditt snygga typsnitt bytas ut mot ett sämre och sidbrytningar kan hamna helt fel. Det är inte heller säkert att olika versioner av Word visar dokumentet likadant.

Alla alternativ ovanför detta kan du göra genom att välja ”Spara som” i arkivmenyn i Word. Att konvertera till PDF är lite krångligare. Man kan göra på flera sätt. Antingen så kan man köpa Acrobat[4] från Adobe[5]. Eller så använder man ett fritt verktyg. Det finns flera bra till Windows, Linux och andra system. Ett bra är PDFCreator[6].

Bolla dokument mellan två författare

Ingen av de metoder jag skriver om ovan fungerar om du vill bolla ett dokument mellan dig och en annan part där båda skall skriva i dokumentet. Till detta rekommenderar jag OpenOffice.org[7] som har ett öppet format som vem som helst kan läsa. Dessutom finns detta program till flera olika operativsystem, bland annat det populära Linux. Det gör inte Word. OpenOffice.org är dessutom gratis och har öppen källkod.

Hur behandla dem som skickar Word-dokument till dig

Stallman skriver i sin artikel förslag på hur man skall bemöta de som skickar word dokument. Man skall alltid ha en vänlig inställning. Han föreslår två svar i sin artikel. Jag har översätt dem fritt.

Förslag på svar 1 (Richard Stallman)

Du har bifogat en fil i Microsoft Word format, ett hemligt propietärt fomat som inte jag kan läsa. Om du skickar mig enkel text, HTML eller PDF så kan jag läsa ditt brev.

Att skicka dokument i Wordformat har dåliga bieffekter eftersom det sätter press på dem du skickar till att använda mjukvara från microsoft. Du blir en springpojke åt Microsoftmonopolet. Detta problem är en stor bromskloss för en bredare spridning av GNU/Linux. Skulle du kunna se över dina rutiner att använda Wordformat för att kommunicera med andra?

Förslag på svar 2 (Richard Stallman)

Du har bifogat en fil i Microsoft Word format, ett hemligt propietärt fomat som inte jag kan läsa. Om du skickar mig enkel text, HTML eller PDF så kan jag läsa ditt brev.

Att ta emot Word-filer är inte bra eftersom de kan innehålla virus (se http://www.symantec.com/avcenter/venc/data/acro.html). Att skicka Word-filer är inte bra för dig eftersom ett Word-dokument normalt innehåller dold information om författaren, som kan utnyttjas av den med rätt kunskaper att snoka i författarens aktiviteter (kanske dina). Text som du tror du raderat kan vara pinsamt kvar i dokumentet. Se http://www.microsystems.com/Shares_Well.htm för mer information.

Men framför allt, att skicka Word dokument pressar mottagaren att använda mjukvara från Microsoft. Du blir en springpojke för Microsoftmonopolet och hjälper dem att förneka andra alternativ. Detta problem är en stor bromskloss för en bredare spridning av fri mjukvara. Skulle du kunna se över dina rutiner att använda Wordformat för att kommunicera med andra?

Att konvertera till HTML är enkelt. Öppna dokumentet klicka på Arkiv, klicka på Spara som, välj HTML långt ned i rutan som visas och klicka sedan på Spara. Tänk på att Word ändras då och då. Om du ser liknande alternativ som de som nämns här så prova dem.

Att konvertera till text är lika enkelt. Välj bara Textdokument eller motsvarande i stället för HTML i Spara Som rutan.

Slutsatser

Att skicka Word-filer kan vara skadligt för både sändare och mottagare. Dessutom gör det det svårare för användare att använda den mjukvara de helst vill använda.

Att inte skicka Word-dokument är enkelt. Det beskrivs i detta dokument flera sätt att komma förbi problemet.

Referenser

[1] http://www.newsforge.com/article.pl?sid=02/01/10/1711238
[2] http://www.stallman.org/
[3] http://www.newsforge.com/
[4] http://www.adobe.se
[5] http://www.adobe.se/products/acrobat/main.html
[6] http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/
[7] http://www.openoffice.org

———————————————————————–

Copyright (c) 2002 Marcus Rejås
Permission is granted to copy, distribute and/or modify this document under the terms of the GNU Free Documentation License, Version 1.2 or any later version published by the Free Software Foundation; with no Invariant Sections, no Front-Cover Texts, and no Back-Cover Texts. A copy of the license is located at http://rejas.se/gnu/.

[Översättning:] Copyright (c) 2002 Marcus Rejås
Var och en äger rätt att kopiera, sprida och/eller förändra detta dokument under villkoren i licensen ”GNU Free Documentation License”, version 1.2 eller senare publicerad av Free Software Foundation, utan oföränderliga avsnitt, utan framsidestexter och utan baksidestexter. En kopia av denna licens finns på http://rejas.se/gnu/.

5 reaktioner på ”Skicka inte Wordfiler”

  1. Trevligt! Analogin med skriftspråket var väldigt bra och pedagogisk. Den kommer jag garanterat att använda mig av … 🙂

    /Marcus

  2. Om man skickar en fråga till Justitiekanslern får man som svar ett mail innehållande endast ordet ”Svar” samt en bifogad DOC-fil. Dåligt!

  3. Per Persson: Är detta självupplevt eller något du hört? Kontakta gärna mig om det är självupplevt. Det verkar ju helt vansinnigt. /Marcus

  4. Tyärr så är inte RTF så bra heller (i MS Windowsvärlden). Sparade som RTF i Wordpad hemma, och på jobbet fanns bara dom första sidorna med. Väl hemma kan man konstatera att inget saknas… Win98 & Wordpad hemma och W2000 på jobbet (numera OpenOffice på annan plattform både hemma och på jobbet).

Kommentarer inaktiverade.